L’eCRF ou cahier d’observation électronique offre de multiples atouts. Il réduit notamment les coûts de recherche clinique de près de 20%. Quels sont ses avantages et comment choisir un eCRF ? Le point avec l’aide de Patrick Blandin , Responsable Qualité & Opérations Cliniques et membre du Work Group DM AFCROs.

Le CRF se définit comme le document de recueil de données patients conformément au protocole de l’étude clinique. Ce recueil permet la constitution d'une base de données à partir de laquelle une analyse statistique est réalisée en fin d'étude puis un rapport clinico-statistique rédigé.

La collecte des données s’effectue après la mise en place de l’étude dans chacun des centres d’investigation, qu’il s’agisse de services hospitaliers ou de cabinets médicaux. Elle est réalisée par des médecins « investigateurs », des TEC (Techniciens d’Essais Cliniques) et éventuellement par les patients eux-mêmes (auto-questionnaires).

Le fabricant du DM (appelé ici « promoteur ») a le choix entre deux outils pour mener à bien cette collecte : le CRF papier et le CRF électronique ou eCRF.

Meilleur suivi de l’étude

Les avantages de l'e-CRF par rapport au CRF papier se situent sur le plan organisationnel et logistique, mais également financier. En outre, il augmente sensiblement la qualité de l’étude.

Le pilotage du projet est amélioré du fait de l'accès aux informations en temps réel : il est possible d’afficher à tout moment la courbe d’inclusion et le suivi des patients. Cela permet en partie de gérer à distance les canadian pharmacy centres investigateurs, alors que le CRF papier nécessite des visites de monitoring plus soutenues de la part des ARC (Assistants de Recherche Clinique).

Le logiciel peut intégrer des systèmes d’alerte (mail, fax, SMS) auprès des investigateurs ou de l'équipe projet (en cas d'événement indésirable par exemple). Si par ailleurs le cahier d'observation doit être amendé en cours d’étude, ce changement pourra être inclus rapidement dans l’eCRF et répercuté immédiatement à tous les centres investigateurs.

Enfin, le cahier d'observation électronique garantit un archivage fiable et durable des données cliniques.

Réduction des délais

Contrairement au CRF papier, l’eCRF permet d’éviter le délai d’impression et de réaliser une économie de temps en matière logistique. En effet, il n’est plus nécessaire de récupérer manuellement les CRF dans les centres investigateurs. Mais le gain de temps provient surtout de l’élimination de la double saisie. Dans le cas d’un CRF papier, la saisie sur ordinateur des données manuscrites émanant des médecins investigateurs est effectuée par deux personnes en parallèle afin de limiter au maximum les erreurs. Une troisième personne intervient ensuite pour confronter les deux saisies et générer une base de données. Des tests de cohérence entre les données sont ensuite réalisés de manière itérative. Avec l’eCRF, les demandes de correction sont prises en compte en temps réel.

Diminution des coûts

Le coût d'un eCRF est peu impacté par le nombre de patients ou de centres. En plus de l’élimination des coûts d’impression et de la réduction des frais logistiques, s'ajoute une diminution des coûts liée à la réduction des déplacements pour les ARC, à l’élimination de la double saisie ou encore à la réduction, voire l'exclusion, de divers sous-traitants et de leur gestion.

Autre source d’économie : l’eCRF peut permettre l'optimisation des stocks du DM à l’essai grâce à une centralisation de la randomisation couplée à une gestion automatique de réapprovisionnement des stocks dans les centres investigateurs, paramétrable en fonction de leur rythme d’inclusion.

Amélioration de la qualité

Sur le plan de la qualité de l’étude, l'eCRF ne souffre pas la comparaison. Il permet en effet une phase test, en vue d’être amélioré le cas échéant. Il offre un accès sécurisé grâce à l’emploi de profils utilisateur et de codes d’identification.

Les conditions d’inclusion ou de randomisation des patients sont imposées par le logiciel limitant ainsi les déviations. Une piste d’audit est disponible en ligne, ce qui garantit la traçabilité des actions des investigateurs.

Les erreurs de saisie sont considérablement réduites grâce à un comportement dynamique de l'eCRF. A titre d’exemple, le poids du patient peut être paramétré de manière à générer une alerte si la donnée saisie est supérieure à 150 kg. Une fois les données validées par l’ARC, elles sont impossibles à modifier. A noter aussi la possibilité de générer des documents de fusion avec les données du patient, par exemple des ordonnances, ou encore d’intégrer des systèmes d’e-training pour former les investigateurs.

Comment choisir son eCRF

D’un point de vue réglementaire, il est impératif que le système informatisé que constitue l’eCRF ait été validé (FDA21CFR part 11). En France, il est fortement recommandé par ailleurs qu’il suive la méthodologie de référence MR001, ce qui facilite la déclaration auprès de la CNIL. Il est préférable que les données soient hébergées par un hébergeur de données de santé ou au minimum par un hébergeur certifié ISO 27001. Enfin, si on veut par exemple homogénéiser l'ensemble de ses études ou soumettre un dossier à la FDA, il convient que l’eCRF soit conforme aux normes CDISC (SDTM, CDASH, ODM…).

D’un point de vue pratique, le choix du logiciel doit se faire en fonction du besoin. Les conditions de l'étude nécessitent-elles que les données soient recueillies hors connexion par exemple (eCRF offline) ? Le fournisseur est-il éditeur ou distributeur ? L’éditeur, contrairement au distributeur, maîtrise le code source et pourra réaliser certaines adaptations ou développements. L’eCRF envisagé est-il évolutif, innovant ? Permet-il des interfaces eSource, CTMS/CDMS ? Il est aussi capital de disposer d’une hotline performante.

La solution d'eCRF la plus chère ou la plus complète n'est pas forcément la plus adaptée, pas plus que les solutions open-source "gratuites".

AFCROs, F-92100 Boulogne-Billancourt, www.afcros.com